Tutorial de n8n en español: crea tu primera automatización paso a paso

n8n es una herramienta para conectar aplicaciones y automatizar tareas: "cuando pase esto, haz aquello". Es una alternativa a Zapier o Make, con dos diferencias importantes: puedes instalarla en tu propio servidor (tus datos no salen de ahí) y no pagas por cada tarea ejecutada si la alojas tú. En este tutorial la instalamos y creamos una primera automatización real.

Qué vas a construir

Un flujo muy típico en cualquier pyme:

1. Alguien rellena un formulario (por ejemplo, "Pide presupuesto").
2. Los datos se guardan en una hoja de cálculo.
3. Te llega un email de aviso con los datos del contacto.

Con esto aprenderás los conceptos que usarás en cualquier automatización: disparadores, nodos, credenciales y expresiones.

Paso 1: elegir dónde usar n8n

Tienes dos opciones:

• n8n Cloud: te registras en la web de n8n y empiezas a usarlo en minutos. Es de pago (con periodo de prueba) y no tienes que mantener nada.
• Autoalojado (self-hosted): lo instalas en tu ordenador o en un servidor. La edición comunitaria es gratuita para uso interno de tu empresa, bajo la licencia Sustainable Use License de n8n.

Para probar en tu ordenador con Docker, basta un comando:

docker volume create n8n_data
docker run -it --rm --name n8n -p 5678:5678 -v n8n_data:/home/node/.n8n docker.n8n.io/n8nio/n8n

Después abre http://localhost:5678, crea tu usuario y ya estás dentro. Para usarlo en producción (con un dominio, HTTPS y copias de seguridad) necesitarás un servidor y algo más de configuración.

Paso 2: entender los conceptos básicos

• Workflow (flujo): la automatización completa.
• Nodo: cada paso del flujo (un formulario, Google Sheets, Gmail, una condición…).
• Disparador (trigger): el nodo que inicia el flujo: un formulario, un email recibido, una hora del día, un webhook…
• Credenciales: los permisos para conectarse a tus cuentas (Google, tu correo…). Se guardan cifradas y se reutilizan en todos los flujos.
• Expresiones: la forma de usar datos de un paso en el siguiente. Por ejemplo, {{ $json.email }} es el email que escribió la persona en el formulario.

Paso 3: el formulario (disparador)

1. Crea un workflow nuevo y pulsa Add first step.
2. Busca n8n Form (On form submission).
3. Ponle título ("Pide presupuesto") y añade los campos: Nombre, Email (tipo email) y Mensaje.
4. Pulsa Test step: n8n te da un enlace de prueba. Ábrelo, rellena el formulario y verás los datos llegar al nodo.

Paso 4: guardar en una hoja de cálculo

1. Crea en Google Sheets una hoja con las columnas Fecha, Nombre, Email y Mensaje.
2. En n8n, añade el nodo Google Sheets → Append row in sheet.
3. Crea la credencial de Google (n8n te guía para autorizar tu cuenta).
4. Elige el documento y la hoja, y asigna cada columna arrastrando el dato del formulario. Para la fecha puedes usar la expresión {{ $now.toFormat('dd/MM/yyyy HH:mm') }}.

Paso 5: el email de aviso

1. Añade el nodo Gmail (Send a message) o Send Email si usas otro proveedor (SMTP).
2. Destinatario: tu email.
3. Asunto: Nuevo contacto: {{ $('On form submission').item.json.Nombre }}
4. Mensaje: incluye el email y el mensaje del formulario con expresiones similares.

Paso 6: probar y activar

1. Pulsa Test workflow, rellena el formulario de prueba y comprueba que aparece la fila en la hoja y te llega el email.
2. Guarda y publica el workflow (en versiones anteriores de n8n, el interruptor Active).
3. Usa el enlace de producción del formulario (no el de prueba) en tu web o compártelo.

Cada ejecución queda registrada en la pestaña Executions: si algo falla, ahí verás en qué paso y por qué.

Errores habituales al empezar

• Usar el enlace de prueba en producción: solo funciona mientras el editor está escuchando. Publica el flujo y usa el de producción.
• Expresiones que apuntan a un nodo renombrado: si cambias el nombre de un nodo, revisa las expresiones que lo usan.
• Credenciales pegadas en el flujo: guárdalas siempre como credenciales, nunca escritas dentro de un nodo.
• No pensar en los errores: activa un Error Workflow que te avise por email si una ejecución falla.

n8n, Zapier o Make: ¿cuál elegir?

	n8n	Zapier	Make
Facilidad para empezar	Media	Muy alta	Alta
Coste con mucho volumen	Bajo si lo alojas tú	Alto	Medio
Tus datos en tu servidor	Sí (autoalojado)	No	No
Lógica compleja e IA	Muy potente	Limitada	Potente

Para flujos sencillos y pocas ejecuciones, Zapier es lo más cómodo. Cuando el volumen crece, necesitas lógica compleja o trabajas con datos sensibles (salud, datos fiscales), n8n autoalojado suele ser la mejor opción.

¿Y ahora qué?

Con estas piezas puedes automatizar muchísimas tareas: responder formularios, pasar facturas a una hoja, recordar citas, avisar de pagos pendientes… Si prefieres que lo montemos por ti (con servidor, copias de seguridad y mantenimiento incluidos), en Onlitions trabajamos con n8n en servidores privados en la UE:

• Para clínicas: recordatorios de citas y reseñas.
• Para gestorías: facturas sin teclear.
• Para cualquier otro proceso: cuéntanos qué quieres automatizar.

Las pantallas y nombres de botones pueden variar ligeramente según la versión de n8n. Actualizado a septiembre de 2026.